Start med at beskrive, hvad en rettelse er hos jer
Mange redaktioner har en holdning til rettelser, men ingen skrevet regel. Det første trin er derfor at definere, hvad der tæller. En stavefejl i et navn, en forkert årstal, en misvisende overskrift og en påstand, der viser sig ikke at holde, er fire forskellige ting, og de kræver ikke samme håndtering.
Skriv en kort definition på en side. Adskil tre niveauer: stille korrektur af ren tastefejl, synlig rettelse når et faktum har været forkert, og tilbagetrækning når selve grundlaget for et stykke falder. Vælg ord, som hele redaktionen kan genkende, og undgå juridisk sprog.
Når niveauerne står på papir, bliver samtalen om en konkret fejl hurtigere. I stedet for at diskutere, om noget overhovedet er en fejl, diskuterer I, hvilket niveau den hører til. Det sparer tid i netop de minutter, hvor en travl vagt har mindst af den.
- Definer tre niveauer: korrektur, synlig rettelse, tilbagetrækning
- Brug hverdagssprog, ikke jura
- Hold definitionen på én side
Peg på én, der ejer rettelsen
En procedure uden ansvarlig bliver liggende. Udpeg en person, som modtager henvendelser om fejl, og en stedfortræder, når vedkommende har fri. Det behøver ikke være chefredaktøren. Det vigtige er, at alle ved, hvem de skal sende en henvendelse til, og at personen har ret til at stoppe op og spørge den oprindelige skribent.
Beskriv også, hvem der godkender selve ordlyden af en synlig rettelse. Ofte er det hensigtsmæssigt, at to personer kigger på den: den, der fandt fejlen, og den, der skrev stykket. Så undgår I både undskyldende omskrivninger og formuleringer, der skubber ansvaret over på andre.
Aftal en tidsramme. En rettelse af et faktum bør ikke vente til næste uge. Sæt en realistisk frist, for eksempel inden for samme arbejdsdag, og skriv den ind i proceduren, så den kan måles og justeres.
- Navngiv en ansvarlig og en stedfortræder
- Lad to personer læse ordlyden
- Fastsæt en frist, der kan holdes
Sådan formulerer du selve rettelsen
En god rettelse siger tre ting: hvad der stod, hvad der er korrekt, og hvornår det blev ændret. Den skal kunne forstås af en læser, der aldrig har set den oprindelige version. Undgå vendinger som ”der opstod en misforståelse”, som ikke fortæller noget.
Placér rettelsen synligt, helst øverst eller nederst i selve artiklen, ikke gemt i en separat spalte. Hvis fejlen stod i en overskrift eller et citat, skal rettelsen nævne netop det. Hold tonen nøgtern: ingen dramatik, ingen forsvar, bare de korrekte oplysninger.
Læs rettelsen op for en kollega, der ikke kender sagen. Hvis vedkommende kan gengive, hvad der var galt, og hvad der nu er rigtigt, er formuleringen god nok. Hvis ikke, mangler der en detalje, typisk hvad den oprindelige påstand lød på.
- Skriv: hvad der stod, hvad der er rigtigt, hvornår
- Placér rettelsen synligt ved selve stykket
- Test ordlyden på en, der ikke kender sagen
Dokumentér hver ændring i en simpel log
Rettelsen på siden er til læseren. Loggen er til jer selv og til dem, der kommer efter jer. Et regneark er rigeligt. Notér dato, hvem der opdagede fejlen, hvordan den blev opdaget, hvilket niveau den fik, hvad der blev ændret, og hvem der godkendte.
Gem den oprindelige tekst, før du retter. En skærmbillede eller en kopi i arkivet er nok, men den skal kunne findes igen. Hvis nogen senere spørger, hvad der egentlig stod, kan du vise det uden at gætte.
Gennemgå loggen med jævne mellemrum, for eksempel en gang i kvartalet. Mønstre dukker op: de samme typer fejl, den samme kilde, samme tidspunkt på dagen. Det er her, rettelserne bliver til læring og ikke kun til oprydning.
- Notér dato, opdager, niveau, ændring og godkender
- Gem den oprindelige version før rettelsen
- Gennemgå loggen en gang i kvartalet
Øv proceduren, før den skal bruges
En procedure, ingen har prøvet, svigter første gang, den er i brug. Tag en afsluttet artikel og indfør en konstrueret fejl i en kopi. Lad en kollega opdage den og følge proceduren hele vejen: henvendelse, niveau, ordlyd, godkendelse, log. Se, hvor det knager.
Typiske knaster er uklart ansvar, en ordlyd der tager for lang tid at nå til enighed om, og en log, ingen kan finde. Ret proceduren til, og prøv igen med en ny øvelse. To runder er normalt nok til at gøre den brugbar.
Brug efterårets rolige uger til netop dette. Når nyhedsstrømmen er tættere, har ingen tid til at designe noget fra bunden, men en øvet procedure kan følges næsten på rygraden.
Hold proceduren levende
En rettelsesprocedure er ikke færdig, når den er skrevet. Læg den et sted, hvor alle kan finde den, og nævn den for nye medarbejdere i deres første uge. Det signalerer, at rettelser er en normal del af arbejdet og ikke en skam.
Tilpas den, når redaktionen ændrer sig: nye platforme, nye formater, nye roller. En video kræver for eksempel en anden placering af rettelsen end en tekst. Skriv ændringerne ind og læg dato på versionen.
Vigtigst er tonen. Hvis den, der finder en fejl, bliver mødt med irritation, holder folk op med at sige det højt. Hvis de bliver takket, får I fejlene tidligt, mens de stadig er små.
- Gør proceduren let at finde
- Gennemgå den med nye kolleger
- Opdatér ved nye formater og roller
En rettelsesprocedure behøver ikke være stor. Den skal definere, hvad en rettelse er, pege på en ansvarlig, give en ordlyd, læseren kan bruge, og gemme sporet i en log. Prøv den af på en konstrueret fejl, og ret den til. Så er den klar, når en rigtig fejl dukker op, og læserne kan se, at du retter åbent og uden omsvøb.